Warum Ihre E-Mails im Spam landen und was Sie zuerst beheben sollten: SPF, DKIM, DMARC und Versandlimits

Wenn Ihre E-Mails im Spam-Ordner des Empfängers landen, ist die Ursache selten ein Rätsel. Die Zustellbarkeit hängt von vier Faktoren ab: Authentifizierung, Art des Versands, Inhalt und Reputation Ihrer Domain. Gehen Sie sie in genau dieser Reihenfolge durch, denn die ersten beiden sind für die meisten Fälle verantwortlich.

Beginnen Sie mit der Authentifizierung

Empfangende Server prüfen, ob Sie berechtigt sind, im Namen Ihrer Domain zu versenden. Eine Domain, die diese Prüfungen nicht besteht, wird fast überall herausgefiltert. Beheben Sie diesen Punkt daher vor allem anderen.

Drei Einträge übernehmen diese Aufgabe:

• SPF legt fest, welche Server im Namen Ihrer Domain versenden dürfen.
• DKIM signiert Ihre Nachrichten, damit Empfänger sie verifizieren können. Sie aktivieren es pro Domain unter cPanel → Email Deliverability.
• DMARC teilt empfangenden Servern mit, wie sie mit E-Mails umgehen sollen, die SPF und DKIM nicht bestehen, und bittet sie um Rückmeldung.

Öffnen Sie zuerst cPanel → Email Deliverability. Dort werden alle drei Einträge validiert und Fehler angezeigt. Solange hier ein Problem gemeldet wird, bringen andere Änderungen kaum etwas.

SPF-Eintrag festlegen

Jede Nachricht, die von einem WebGee-Konto versendet wird, verlässt den Server über ein dediziertes ausgehendes Relay, MailBaby, und nicht über die eigene IP-Adresse Ihres Servers. Dieses Relay muss in Ihrem SPF-Eintrag autorisiert sein, sonst scheitert jede Nachricht an der SPF-Prüfung.

1. Öffnen Sie in cPanel unter Email den Bereich Email Deliverability.
2. Suchen Sie Ihre Domain und wählen Sie Manage.
3. Wenn Ihr DNS in cPanel verwaltet wird, wählen Sie Install The Suggested Record. Wird es woanders verwaltet, etwa bei Cloudflare oder Ihrem Registrar, kopieren Sie den vorgeschlagenen Wert und legen Sie dort einen TXT-Eintrag an.

Ein SPF-Eintrag bei WebGee sieht so aus:

Wenn Sie zusätzlich über andere Dienste versenden, fügen Sie jeden davon in denselben Eintrag ein. Eine Domain darf genau einen SPF-Eintrag haben: Zwei Einträge gelten als permanenter Fehler, und Empfänger behandeln das so, als gäbe es gar keinen SPF-Eintrag. Außerdem erlaubt SPF maximal 10 DNS-Abfragen, und jedes include: verbraucht mindestens eine davon. Wird das Limit überschritten, entsteht ein permerror, der genauso scheitert wie ein fehlender Eintrag.

Die vollständige Anleitung finden Sie unter SPF-Eintrag festlegen.

DKIM aktivieren, dann DMARC veröffentlichen

Aktivieren Sie DKIM auf derselben Seite Email Deliverability. Prüfen Sie, ob sowohl SPF als auch DKIM als gültig angezeigt werden, bevor Sie DMARC hinzufügen. Ein DMARC-Eintrag auf einer Domain ohne funktionierendes SPF führt dazu, dass Ihre eigenen legitimen E-Mails abgelehnt werden.

Um DMARC hinzuzufügen, wählen Sie neben Ihrer Domain Manage, scrollen zum Abschnitt DMARC und wählen Install The Suggested Record. Der vorgeschlagene Eintrag dient nur der Überwachung und ist damit genau der richtige Ausgangspunkt. Fügen Sie eine Adresse für Berichte hinzu, damit Sie zusammengefasste Berichte erhalten:

Verschärfen Sie die Richtlinie schrittweise. Sobald die Berichte zeigen, dass nur noch unberechtigte Quellen scheitern, wechseln Sie zu p=quarantine; damit werden fehlgeschlagene Nachrichten in den Spam-Ordner zugestellt. Wenn Sie sich sicher sind, wechseln Sie zu p=reject; damit werden sie vollständig abgewiesen. Beginnen Sie nicht direkt mit p=reject: Marketingplattformen, Rechnungssysteme, CRMs und Helpdesks versenden häufig im Namen Ihrer Domain, und alle, die nicht durch SPF und DKIM abgedeckt sind, werden nicht mehr zugestellt, ohne dass Sie eine Unzustellbarkeitsmeldung erhalten.

Unter DMARC-Eintrag veröffentlichen erfahren Sie, wie Sie den Eintrag manuell im Zone Editor anlegen und die Berichte auswerten.

Richtig versenden

Authentifizieren Sie sich per SMTP. Ein Versand ohne Authentifizierung erhöht den Spam-Score sofort. Stellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm sicher, dass My outgoing server requires authentication aktiviert ist und denselben Benutzernamen und dasselbe Passwort wie für eingehende E-Mails verwendet. Prüfen Sie das auch dann, wenn Sie glauben, dass die Option bereits aktiv ist, denn manche Programme verwerfen diese Einstellung stillschweigend, wenn sich ein Passwort ändert. Siehe Fehler „550 Please turn on SMTP Authentication“ beheben.

Verwenden Sie nicht PHP mail(). Dabei wird über den Hostnamen des Servers versendet, während Ihre Anwendung eine andere Absenderadresse angibt, und Empfänger werten diese Abweichung als Spoofing. Konfigurieren Sie Ihre Anwendung oder WordPress-Website stattdessen so, dass sie per SMTP über ein echtes Postfach versendet. Siehe PHP mail() aktivieren.

Versenden Sie von einer Adresse Ihrer eigenen Domain. Eine Absenderadresse wie [email protected], die von Ihrem Server aus versendet wird, besteht die Alignment-Prüfung nicht.

Achten Sie auf den Inhalt

Spamfilter reagieren auf erkennbare Muster. Bei einer legitimen Nachricht sind meist ein oder zwei davon verantwortlich:

• Betreffzeilen in Großbuchstaben oder mit vielen Ausrufezeichen
• Typische Massenmail-Formulierungen wie „jetzt handeln“, „nur für kurze Zeit“ oder garantierte Renditen
• Eine Nachricht, die nur aus einem großen Bild mit kaum Text besteht
• Gekürzte Links wie bit.ly, die das Ziel verschleiern. Verwenden Sie die vollständige URL.

Die 550-Spam-Ablehnung verstehen

WebGee prüft ausgehende E-Mails, bevor sie den Server verlassen. Alles, was den Grenzwert überschreitet, wird nicht versendet, sondern mit dieser Unzustellbarkeitsmeldung an Sie zurückgegeben: 550 This message was classified as SPAM and may not be delivered

Das schützt die gemeinsame Versandreputation. Die häufigste Ursache ist ein E-Mail-Programm, das ohne SMTP-Authentifizierung versendet, was eine ansonsten gewöhnliche Nachricht über den Grenzwert bringen kann. Beheben Sie das zuerst, prüfen Sie dann die oben genannten inhaltlichen Signale, formulieren Sie die Nachricht um und senden Sie sie erneut. Geht die Nachricht dann durch, lag es am Inhalt.

Wenn gewöhnliche Nachrichten weiterhin scheitern, nachdem Sie Authentifizierung und Inhalt geprüft haben, eröffnen Sie ein Ticket mit der vollständigen Unzustellbarkeitsmeldung und den Nachrichten-Headern. Siehe Fehler „550 This message was classified as SPAM“ beheben.

Halten Sie Ihre Versandlimits ein

Ausgehende E-Mails sind je nach Tarif pro Domain und Stunde begrenzt. Die Limits reichen von 150 Nachrichten pro Stunde bei Tarifen wie Infinity Hosting und cPanel Reseller Hosting über 250 bei WebGee Workspace und Premium Hosting — Business bis zu 500 bei Premium Hosting — Platinum. Ein Tageslimit gibt es nicht. Ein Puffer von 25 % stellt Nachrichten oberhalb des stündlichen Grenzwerts in die Warteschlange, statt sie abzulehnen; darüber hinaus werden Versandversuche abgewiesen.

Alles, was Ihr Konto versendet, wird mitgezählt: E-Mail-Apps, Webmail, Kontaktformulare, Bestellbestätigungen, Passwort-Zurücksetzungen und Mailinglisten-Verkehr. Ein gut besuchter WooCommerce-Shop kann allein mit Transaktions-E-Mails einen beträchtlichen Teil des Limits ausschöpfen.

Eine automatische Überwachung sendet eine Benachrichtigung und verhängt unter Umständen eine Sperre, wenn ein Konto innerhalb einer Stunde an 250 oder mehr Empfänger oder innerhalb von 24 Stunden mehr als 500 Nachrichten versendet. Wenn Sie eine solche Benachrichtigung erhalten, ohne Massenmails versendet zu haben, sollten Sie von einer möglichen Kompromittierung ausgehen: Ändern Sie das Postfach-Passwort und prüfen Sie Track Delivery in cPanel.

Marketing-E-Mails sind über die Mail-Infrastruktur von WebGee nicht erlaubt. Nutzen Sie einen Dienst, der für Kampagnen ausgelegt ist, etwa Mailchimp, SendGrid oder Brevo. Wenn Sie mit legitimen E-Mails an das Limit stoßen, leiten Sie die E-Mails Ihrer Anwendung über ein SMTP-Relay eines Drittanbieters oder wechseln Sie zu einem Tarif mit höherem Limit. Die vollständige Übersicht finden Sie unter E-Mail-Versandlimits.

Schützen Sie die Reputation Ihrer Domain

Da ausgehende E-Mails über ein dediziertes, überwachtes Relay laufen, wird die Reputation Ihrer Versand-IP weitgehend für Sie verwaltet, und die Probleme anderer Kunden werden nicht zu Ihren. Das bedeutet auch, dass eine dedizierte IP-Adresse die Zustellbarkeit nicht verbessert. Siehe So werden ausgehende E-Mails weitergeleitet.

Um die Reputation Ihrer Domain müssen Sie sich selbst kümmern. Sie leidet, wenn ein kompromittiertes Postfach Spam versendet, wenn Sie an gekaufte oder zusammengesuchte Listen versenden und wenn viele Empfänger Ihre E-Mails als Spam markieren.

Eine bestimmte Nachricht analysieren

Wenn eine einzelne Nachricht herausgefiltert wurde, besorgen Sie sich ihre vollständigen Header. Öffnen Sie in WebGee Webmail die Nachricht, wählen Sie das Menü ⋮ und dann View Source. In Gmail verwenden Sie Show original.

Der Header Authentication-Results zeigt, ob SPF, DKIM und DMARC bestanden wurden, und X-Spam-Score bzw. X-Spam-Status zeigt, wie knapp die Nachricht am Grenzwert lag. So erkennen Sie, ob Sie ein Problem haben oder mehrere. Wenn Sie den Support kontaktieren, fügen Sie den gesamten Header-Block als Text ein, nicht als Screenshot.

Anleitungen für Outlook, Apple Mail und Thunderbird finden Sie unter Vollständige Header einer E-Mail abrufen.

Zustellung im Mail Delivery Center verfolgen

Das Mail Delivery Center zeigt, was mit Ihren ausgehenden E-Mails passiert ist, nachdem sie den Server verlassen haben. Die Seite Email Deliverability vergleicht Ihre Zustellrate Tag für Tag mit Gmail, Microsoft, Yahoo/AOL und anderen Anbietern und listet auf, welche Ihrer Versanddomains für ein Problem verantwortlich ist, einschließlich der Angabe, ob jede davon einen DMARC-Eintrag hat.

Ein allmählicher Rückgang über Wochen deutet meist auf die Reputation hin. Ein plötzlicher Einbruch an einem bestimmten Tag weist auf eine Änderung an diesem Tag hin, etwa eine neue Versandanwendung, eine gekaufte Liste, ein kompromittiertes Postfach oder eine DNS-Änderung. Siehe E-Mail-Zustellbarkeit.