Pourquoi vos e-mails arrivent en spam, et par quoi commencer : SPF, DKIM, DMARC et limites d'envoi

Lorsque vos e-mails atterrissent dans le dossier spam d'un destinataire, la cause est rarement un mystère. La délivrabilité repose sur quatre éléments : l'authentification, la manière dont vous envoyez, ce que vous envoyez et la réputation de votre domaine. Examinez-les dans cet ordre, car les deux premiers expliquent la plupart des cas.

Commencez par l'authentification

Les serveurs de réception vérifient que vous êtes autorisé à envoyer au nom de votre domaine. Un domaine qui échoue à ces contrôles est filtré presque partout : réglez donc ce point avant toute autre chose.

Trois enregistrements s'en chargent :

• SPF liste les serveurs autorisés à envoyer au nom de votre domaine.
• DKIM signe vos messages pour que les destinataires puissent les vérifier. Vous l'activez domaine par domaine dans cPanel → Email Deliverability.
• DMARC indique aux serveurs de réception que faire des e-mails qui échouent à SPF et DKIM, et leur demande de vous envoyer des rapports.

Ouvrez d'abord cPanel → Email Deliverability. Cette page contrôle les trois enregistrements et indique ce qui ne va pas. Si elle signale un problème, rien de ce que vous modifierez par ailleurs n'aura vraiment d'effet.

Configurez votre enregistrement SPF

Chaque message envoyé depuis un compte WebGee transite par un relais sortant dédié, MailBaby, et non par l'adresse IP de votre serveur. Ce relais doit être autorisé dans votre enregistrement SPF, faute de quoi chaque message échoue à SPF.

1. Dans cPanel, ouvrez Email Deliverability dans la section Email.
2. Repérez votre domaine et sélectionnez Manage.
3. Si votre DNS est hébergé dans cPanel, sélectionnez Install The Suggested Record. S'il est hébergé ailleurs, par exemple chez Cloudflare ou votre registrar, copiez la valeur suggérée et créez-y un enregistrement TXT.

Un enregistrement SPF WebGee ressemble à ceci :

Si vous envoyez également des e-mails depuis d'autres services, ajoutez chacun d'eux au même enregistrement. Un domaine doit avoir un seul et unique enregistrement SPF : deux enregistrements constituent une erreur permanente, et les destinataires considèrent alors qu'il n'y a pas de SPF du tout. SPF autorise par ailleurs 10 requêtes DNS au maximum, et chaque include: en consomme au moins une. Un dépassement produit une erreur permerror, qui échoue exactement comme une absence d'enregistrement.

La procédure complète est détaillée dans Configurer votre enregistrement SPF.

Activez DKIM, puis publiez DMARC

Activez DKIM sur la même page Email Deliverability. Vérifiez que SPF et DKIM apparaissent tous deux comme valides avant d'ajouter DMARC. Un enregistrement DMARC sur un domaine dont le SPF ne fonctionne pas commencera à faire échouer vos propres e-mails légitimes.

Pour ajouter DMARC, sélectionnez Manage à côté de votre domaine, faites défiler jusqu'à la section DMARC et sélectionnez Install The Suggested Record. L'enregistrement suggéré se limite à la surveillance, ce qui est le bon point de départ. Ajoutez une adresse de réception pour recevoir les rapports agrégés :

Durcissez la politique par étapes. Lorsque les rapports montrent que seules des sources illégitimes échouent, passez à p=quarantine, qui place les échecs dans les spams. Quand vous êtes sûr de vous, passez à p=reject, qui les refuse purement et simplement. Ne commencez pas directement par p=reject : plateformes marketing, outils de facturation, CRM et services d'assistance envoient couramment des e-mails au nom de votre domaine, et tous ceux qui ne sont pas couverts par SPF et DKIM cessent d'être distribués, sans aucun message de retour visible de votre côté.

Consultez Publier un enregistrement DMARC pour ajouter l'enregistrement manuellement dans le Zone Editor et savoir lire les rapports.

Envoyez de la bonne manière

Authentifiez-vous via SMTP. Un envoi sans authentification alourdit immédiatement le score de spam. Dans votre logiciel de messagerie, vérifiez que l'option My outgoing server requires authentication est activée et utilise les mêmes identifiant et mot de passe que le courrier entrant. Contrôlez-le même si vous pensez qu'elle est déjà activée, car certains logiciels désactivent ce réglage sans prévenir lors d'un changement de mot de passe. Consultez Corriger l'erreur « 550 Please turn on SMTP Authentication ».

N'utilisez pas la fonction PHP mail(). Elle relaie les messages via le nom d'hôte du serveur alors que votre application annonce une autre adresse d'expéditeur, et les destinataires interprètent cette incohérence comme une usurpation. Configurez plutôt votre application ou votre site WordPress pour envoyer via SMTP avec une véritable boîte mail. Consultez Activer PHP mail().

Envoyez depuis une adresse de votre propre domaine. Une adresse d'expéditeur comme [email protected] utilisée depuis votre serveur échoue au contrôle d'alignement.

Surveillez votre contenu

Les filtres anti-spam réagissent à des schémas reconnaissables. Dans un message légitime, un ou deux d'entre eux sont généralement en cause :

• Des objets en majuscules, ou truffés de points d'exclamation
• Des formulations typiques des envois de masse, comme « agissez maintenant », « offre limitée dans le temps » ou des rendements garantis
• Un message constitué d'une grande image et presque sans texte
• Des liens raccourcis comme bit.ly, qui masquent la destination. Utilisez l'URL complète.

Comprendre le rejet 550 pour spam

WebGee analyse les e-mails sortants avant leur envoi. Tout message dont le score dépasse le seuil vous est renvoyé au lieu d'être expédié, avec ce message d'erreur : 550 This message was classified as SPAM and may not be delivered

Ce mécanisme protège la réputation d'envoi partagée. La cause la plus fréquente est un logiciel de messagerie qui envoie sans authentification SMTP, ce qui peut faire basculer un message par ailleurs ordinaire au-dessus du seuil. Corrigez ce point en premier, puis examinez les signaux de contenu ci-dessus, reformulez et renvoyez. Si le message passe, c'est le contenu qui posait problème.

Si des messages ordinaires continuent d'échouer après avoir vérifié l'authentification et le contenu, ouvrez un ticket en joignant le message d'erreur complet et les en-têtes du message. Consultez Corriger l'erreur « 550 This message was classified as SPAM ».

Respectez vos limites d'envoi

Les envois sortants sont limités par domaine et par heure, selon votre offre. Les limites vont de 150 messages par heure sur des offres comme Infinity Hosting et cPanel Reseller Hosting, à 250 sur WebGee Workspace et Premium Hosting — Business, et jusqu'à 500 sur Premium Hosting — Platinum. Il n'y a pas de limite quotidienne. Une marge de dépassement de 25 % met en file d'attente les messages au-delà du seuil horaire au lieu de les rejeter ; au-delà, les tentatives d'envoi sont rejetées.

Tout ce que votre compte envoie est comptabilisé : applications de messagerie, webmail, formulaires de contact, confirmations de commande, réinitialisations de mot de passe et trafic des listes de diffusion. Une boutique WooCommerce très active peut consommer une part importante de la limite rien qu'avec ses e-mails transactionnels.

Une surveillance automatique envoie une notification, et peut appliquer un blocage, lorsqu'un compte écrit à 250 destinataires ou plus en une heure, ou envoie plus de 500 messages en 24 heures. Si vous recevez l'une de ces notifications sans avoir fait d'envoi en masse, envisagez une possible compromission : changez le mot de passe de la boîte mail et consultez Track Delivery dans cPanel.

L'e-mail marketing n'est pas autorisé sur les services de messagerie de WebGee. Utilisez un service conçu pour les campagnes, comme Mailchimp, SendGrid ou Brevo. Si vous atteignez la limite avec des e-mails légitimes, faites transiter les e-mails de votre application par un relais SMTP tiers ou passez à une offre dotée d'une limite plus élevée. Le tableau complet figure dans Limites d'envoi d'e-mails.

Protégez la réputation de votre domaine

Comme les e-mails sortants transitent par un relais dédié et surveillé, la réputation de votre IP d'envoi est en grande partie gérée pour vous, et les problèmes d'un voisin ne deviennent pas les vôtres. Cela signifie aussi qu'une IP dédiée n'améliore pas la délivrabilité. Consultez Comment les e-mails sortants sont relayés.

La réputation de votre domaine, en revanche, relève de votre responsabilité. Elle est entachée par une boîte mail compromise qui envoie du spam, par des envois à des listes achetées ou collectées sans consentement, et par un taux élevé de plaintes de destinataires qui signalent vos e-mails comme spam.

Diagnostiquer un message précis

Lorsqu'un message a été filtré, récupérez ses en-têtes complets. Dans le webmail WebGee, ouvrez le message, sélectionnez le menu ⋮, puis View Source. Dans Gmail, utilisez Show original.

L'en-tête Authentication-Results indique si SPF, DKIM et DMARC ont été validés, et X-Spam-Score ou X-Spam-Status montre à quel point le message était proche du seuil. Vous saurez ainsi si vous avez affaire à un seul problème ou à plusieurs. Lorsque vous contactez le support, collez l'intégralité du bloc d'en-têtes sous forme de texte, et non de capture d'écran.

Les instructions pour Outlook, Apple Mail et Thunderbird se trouvent dans Obtenir les en-têtes complets d'un e-mail.

Suivez la distribution dans le Mail Delivery Center

Le Mail Delivery Center indique ce qu'il est advenu de vos e-mails sortants après leur départ du serveur. Sa page Email Deliverability compare jour après jour votre taux de distribution chez Gmail, Microsoft, Yahoo/AOL et d'autres fournisseurs, et identifie lequel de vos domaines d'envoi est à l'origine d'un problème, en précisant notamment si chacun dispose d'un enregistrement DMARC.

Une baisse progressive sur plusieurs semaines relève généralement de la réputation. Une chute brutale sur une seule journée renvoie à un changement effectué ce jour-là : nouvelle application d'envoi, liste achetée, boîte mail compromise ou modification DNS. Consultez Délivrabilité des e-mails.